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内部沟通管理办法

[日期:2016-03-28] 来源:广西商业高级技工学校  作者: [字体: ]

为规范内部沟通过程,确保质量管理信息在各部门、各层次之间得到及时有效的沟通,促进质量管理体系有效运行,特制定本办法。
   
一、适用范围
  本办法适用于学校上下级之间、同级之间、部门之间沟通过程的管理。
   
二、职责
  1.校长建立内部沟通系统,主持领导班子和全校性会议。
  2.分管校领导主持专题性会议,领导分管范围内的信息沟通。
  3.学校办公室按照校长和校长办公会决议,负责向各部门传达有关精神,并负责各部门之间信息的横向沟通;
  4.各部门负责本科室相关信息的上传下达和横向沟通。
  5.职工负责向直接领导请示、汇报本职工作。
  6.工会负责组织召开教职工代表大会。
  7.网络管理中心不定期更新学校网站内容,各部门按要求提供相关信息。  
   
三、工作程序
  1.请示与汇报
  (1)请示
  超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行,直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示,事后应向直接领导汇报。需要追溯的事项应填写《工作请示报告单》。
  (2)汇报
  下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进建议。汇报可采用个别口头汇报、在各类会议上汇报或书面汇报的方式。
  2.会议沟通
  (1)校长办公会议
  每周一上午,由校长主持召开校长办公会,校领导和校长助理参加,通报上一次会议决议的实施或完成情况,布置下一阶段任务,研究和解决学校行政管理方面的问题。办公室主任列席并负责《签到表》和《会议记录》,必要时由校长指定其他列席人员。
  (2)校务会议
  根据工作需要,由校长不定期主持召开校务会议,全体中层以上干部参加。学校办公室负责《签到表》和《会议记录》。
  (3)各部门工作例会
  根据工作需要,分管校领导组织分管部门中层干部或教职工召开工作例会,传达校长办公会工作要求,听取部门负责人和职工的汇报,总结上阶段工作情况,布置本阶段工作重点,协调解决相关问题。部门指定人员负责《签到表》和《会议记录》。
  (4)全校教职员工大会
  每学期开学第一天和学期最后一周,学校办公室组织、校长主持召开全校教职员工大会,学校办公室负责记录。如工作需要可临时召开。
  (5)教职员工代表大会
  每年2月底,工会组织召开教职员工代表大会,并填写《签到表》和《会议记录》。
  3.文件沟通
  各部门可利用文件的形式传达上级方针政策、校长办公会议精神,通报工作情况,表彰有关部门和人员。文件的编制和发放按照《文件控制过程管理办法》的有关规定执行。
  4.网络沟通
  网络管理中心不定期更新学校网站内容。各部门按要求向网络管理中心提供经校领导审核同意后的文字或图片稿件,以便刊发学校工作动态等情况。
  5.其他沟通
  (1)各部门之间、员工之间、员工与领导之间需要沟通工作信息、交流思想时,可根据不同沟通事项的需要采用电话、面谈、文字等各种方式及时传递信息。
  (2)需要及时通告全校教职员工的通知、工作检查结果、评比结果、聘任岗位和人员等信息,通过分管校领导审核同意后在学校公告栏发布。
   
四、其他
  1.本办法具体应用中出现的问题,由学校办公室负责解释。
  2.本办法自发布之日起实施。

 

二○一二年八月十日

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